Chmura w Polsce a RODO: gdzie fizycznie leżą dane Twojej firmy

Chmura w Polsce oznacza, że serwery, dyski i kopie zapasowe Twojej firmy stoją w konkretnej serwerowni w kraju, a dostawca potrafi wskazać jej adres. W praktyce daje to cztery rzeczy: wiesz, gdzie są dane i kto ma do nich dostęp, prościej opisujesz to w dokumentacji, masz zwykle krótszą drogę sieciową do własnych systemów i mniej stron, z którymi ustalasz, kto za co odpowiada. W chmurze S-NET dane leżą w Data Center w Krakowie, a kopie zapasowe mogą trafiać do drugiej lokalizacji w Katowicach — dane nie opuszczają kraju.

Ten tekst dotyczy warstwy technicznej. Nie rozstrzyga, jakie obowiązki prawne ma Twoja firma — to ocenia inspektor ochrony danych albo prawnik. Pokazujemy natomiast, jakie informacje warto zebrać od dostawcy, żeby ta ocena była w ogóle możliwa.

Dlaczego lokalizacja danych ma znaczenie w praktyce

„Chmura” brzmi jak coś, co nie ma adresu. Tymczasem każda maszyna wirtualna działa na fizycznym serwerze, każdy dysk leży na fizycznych nośnikach, a każda kopia zapasowa zajmuje miejsce w konkretnym budynku. Pytanie „gdzie to stoi” ma więc zawsze odpowiedź. Różnica polega na tym, czy dostawca umie jej udzielić jednym zdaniem.

Wiesz, gdzie są dane i kto ma do nich dostęp

Jeśli znasz adres serwerowni, możesz zapytać o rzeczy konkretne: kto wchodzi do pomieszczeń, jak rejestrowane są wejścia, kto administruje platformą. Przy usłudze rozproszonej po wielu regionach świata te same pytania kończą się zwykle odesłaniem do ogólnego dokumentu. Przy jednej, wskazanej lokalizacji dostajesz odpowiedź, którą da się sprawdzić.

Prostsza dokumentacja

Firma, która przetwarza dane klientów, pacjentów czy pracowników, opisuje zwykle w swoich dokumentach, gdzie te dane się znajdują i komu są powierzane. Im krótszy łańcuch, tym łatwiej go opisać i utrzymać w aktualności. „Dane w Krakowie, kopie w drugiej lokalizacji w Polsce, jeden dostawca” to opis, który mieści się w jednym akapicie i nie zmienia się co kwartał. Jak dokładnie powinien wyglądać taki zapis w Twojej firmie — to pytanie do IOD lub prawnika, nie do dostawcy chmury.

Krótsza droga do danych

Lokalizacja to także sieć. Serwer w tym samym mieście albo regionie, co biuro, oznacza zwykle krótszą drogę i mniejsze opóźnienie. Ma to znaczenie przy pracy na plikach, zdalnych pulpitach i systemach, w których każde kliknięcie czeka na odpowiedź serwera. Biuro można też połączyć z chmurą prywatnym łączem, odseparowanym od internetu — wtedy zasoby w chmurze są dostępne jak w sieci lokalnej.

Mniej stron do ustalania

W wielu firmach środowisko składa się z kilku warstw: ktoś dostarcza łącze, ktoś inny serwery, jeszcze ktoś robi kopie. Gdy coś przestaje działać, zaczyna się ustalanie, po czyjej stronie leży problem. Gdy serwerownia, sieć i zespół inżynierów należą do jednego dostawcy, takich ustaleń jest zwykle mniej. Sama lokalizacja danych tego nie przesądza — kto za co odpowiada, określa umowa.

Pytania, które warto zadać dostawcy chmury

Poniższą listę możesz wysłać dostawcy w całości. Odpowiedzi przydadzą się nie tylko Tobie, ale też osobie, która ocenia zgodność z przepisami.

Gdzie stoi serwerownia

• W jakim mieście i pod jakim adresem działają moje maszyny?
• Czy to własny obiekt dostawcy, czy wynajęta powierzchnia u kogoś innego?
• Czy dane mogą zostać przeniesione do innej lokalizacji bez mojej wiedzy?

Gdzie trafiają kopie zapasowe

• Czy kopie leżą w tym samym budynku, co dane produkcyjne, czy w innym?
• W jakim kraju i mieście znajduje się druga lokalizacja?
• Jak często powstają kopie i ile wersji jest przechowywanych?
• Czy kopię da się zabezpieczyć przed usunięciem, także przez kogoś, kto przejął konto administratora?

Na to ostatnie pytanie szerzej odpowiadamy w tekście o tym, jak wygląda kopia zapasowa odporna na ransomware.

Kto ma dostęp fizyczny i administracyjny

• Kto może wejść do serwerowni i jak jest weryfikowany?
• Czy wejścia są rejestrowane?
• Kto po stronie dostawcy administruje platformą — własny zespół czy firma zewnętrzna?
• Czy z problemem dzwonię do inżyniera, który zna moje środowisko, czy do ogólnej infolinii?

Co się dzieje przy awarii

• Co stanie się z moimi maszynami, gdy zepsuje się serwer fizyczny?
• W ilu kopiach przechowywany jest każdy dysk?
• Jak szybko maszyny wracają do pracy i czy dzieje się to automatycznie?
• Czym różni się ochrona przed awarią sprzętu od kopii zapasowej? (To dwie różne rzeczy: pierwsza chroni przed zepsutym dyskiem, druga przed skasowanym lub zaszyfrowanym plikiem.)

Jak odzyskam dane, gdy się rozstaniemy

• W jakim formacie dostanę obrazy maszyn i dane?
• Czy platforma opiera się na otwartych, standardowych technologiach, czy na rozwiązaniu jednego producenta?
• Czy mogę sam pobrać dane przez standardowe interfejsy, bez udziału dostawcy?
• Co dzieje się z moimi danymi i kopiami po zakończeniu umowy?

To pytanie zadaje się najrzadziej, a jest jednym z ważniejszych. Chmura zbudowana na zamkniętej technologii jednego producenta bywa wygodna na starcie i kłopotliwa przy wyjściu.

Jak to wygląda w S-NET

Poniżej odpowiedzi na te same pytania dla chmury S-NET. Bez ogólników — to, co możemy potwierdzić.

Tabela odpowiada na pytania techniczne. Lokalizacja w Polsce sama nie rozstrzyga o zgodności — ocenia ją IOD lub prawnik.

Chmura w Krakowie, magazyn S3 w Katowicach

Chmura S-NET dla firm działa w krakowskim Data Center S-NET. Kopie dysków wykonujemy według harmonogramu — codziennie lub co tydzień — z ustaloną liczbą wersji, a przywrócić je możesz samodzielnie z panelu. Osobną usługą jest magazyn obiektowy S3 w Katowicach, czyli w innej lokalizacji niż sama chmura. Kopie mogą tam trafiać, jeśli z niego korzystasz — wtedy nie leżą w tym samym budynku, co dane produkcyjne. Magazyn ma blokadę usuwania, która chroni kopie przed ransomware: zabezpiecza je przed skasowaniem i nadpisaniem, a nie systemy źródłowe przed zaszyfrowaniem. Na ile blokada chroni także przed kimś, kto przejął konto administratora, zależy od jej trybu, ustalanego przy konfiguracji usługi.

Otwarte technologie

Platforma opiera się na OpenStack i Ceph. Masz panel i API OpenStack: tworzysz maszyny, sieci prywatne, wirtualne routery i reguły firewalla. API współpracuje między innymi z Terraform i Ansible, a magazyn obiektowy udostępnia standardowe API S3. Dla Ciebie oznacza to mniejsze ryzyko zamknięcia środowiska w narzędziach jednego producenta.

Własna serwerownia i własny zespół

S-NET jest operatorem od 2009 roku, działa w Grupie TOYA i ma własną sieć światłowodową oraz Centrum Zarządzania Siecią (NOC) pracujące 24/7. Po migracji prowadzonej przez S-NET kontaktujesz się z jednym zespołem, który to środowisko przejął. Zakres odpowiedzialności S-NET za środowisko określa umowa; za ocenę zgodności i obowiązki administratora danych odpowiada Twoja firma.

Od czego zaczynamy

Nie przenosimy systemów „jeden do jednego”. Zaczynamy od audytu i architektury: co działa, od czego zależy, jakie dane gdzie leżą. Migracja odbywa się etapami, a przełączenie w uzgodnionym oknie serwisowym. Do wyboru są trzy modele — porównujemy je w artykule VPS, chmura czy Virtual Data Center.

Dla kogo lokalizacja danych jest szczególnie ważna

Są branże, w których pytanie „gdzie leżą dane” często pada od klientów, zanim zdążysz je zadać sam.

• Kancelarie. Akta spraw i korespondencja z klientami to dane, o które klienci często pytają. Krótka, konkretna odpowiedź pomaga budować zaufanie. Więcej o tym, jak podchodzimy do takich środowisk: infrastruktura IT dla kancelarii prawnych.
• Placówki medyczne. Placówki medyczne często muszą umieć wskazać, gdzie przechowywana jest dokumentacja pacjentów i kto ma do niej dostęp; zakres obowiązków oceni IOD. Zobacz: rozwiązania dla placówek medycznych.
• Biura rachunkowe. Dane kadrowe i finansowe wielu firm w jednym miejscu — tu liczy się zarówno lokalizacja, jak i kopia poza biurem.
• Firmy pracujące dla większych klientów. Odbiorca usług może przysłać ankietę bezpieczeństwa z pytaniem o lokalizację danych i kopii. Dobrze mieć gotową odpowiedź.

W każdym z tych przypadków dostawca dostarcza fakty techniczne. Wnioski prawne wyciąga IOD lub prawnik Twojej firmy.

Czego sama lokalizacja nie załatwia

Serwer w Polsce nie czyni firmy automatycznie bezpieczną ani „zgodną”. Lokalizacja to jeden z elementów. Pozostałe są po Twojej stronie albo wymagają ustalenia z dostawcą:

• kto w firmie ma dostęp do których danych i czy uprawnienia są przeglądane,
• czy kopie zapasowe są testowane, a nie tylko wykonywane,
• czy sieć jest podzielona na segmenty, tak żeby problem w jednym miejscu nie rozlał się na całość,
• co dzieje się z danymi na laptopach, telefonach i w skrzynkach pocztowych,
• czy ktoś monitoruje środowisko i reaguje na alerty.

Chmura w dobrze znanej lokalizacji ułatwia uporządkowanie tych tematów, bo przynajmniej jedna zmienna — „gdzie to jest” — przestaje być niewiadomą.

Najczęstsze pytania (FAQ)

Czy dane w chmurze S-NET opuszczają Polskę?

Dane leżą w Data Center S-NET w Krakowie, a kopie zapasowe mogą trafiać do drugiej lokalizacji w Katowicach. Dane nie opuszczają kraju.

Czy chmura w Polsce oznacza, że moja firma spełnia wymagania RODO?

Tego nie rozstrzyga lokalizacja serwera ani dostawca. Ocenę zgodności przeprowadza inspektor ochrony danych lub prawnik, a dostawca dostarcza do niej fakty techniczne: gdzie są dane, gdzie kopie i kto ma dostęp.

Co się stanie z danymi, gdy zepsuje się serwer fizyczny?

Każdy dysk w chmurze S-NET istnieje w trzech kopiach na trzech niezależnych serwerach. Maszyny wirtualne wracają do pracy na innym serwerze w ciągu kilku minut.

Czy kopia zapasowa leży w tym samym miejscu, co dane?

Nie musi. Magazyn obiektowy S3 to osobna usługa, która działa w Katowicach, czyli w innej lokalizacji niż chmura w Krakowie. Kopie mogą tam trafiać, a blokada usuwania chroni je przed skasowaniem przez ransomware.

Czy chmura S-NET wiąże mnie z technologią jednego producenta?

W ograniczonym stopniu. Platforma działa na OpenStack i Ceph, czyli otwartych, standardowych technologiach, z dostępem przez panel i API — to ogranicza ryzyko uzależnienia od jednego producenta.

Zanim wybierzesz dostawcę

Weź listę pytań z tego artykułu i poproś o odpowiedzi na piśmie. Jeśli chcesz porównać je z tym, jak działa chmura S-NET dla Twoich systemów, porozmawiaj z inżynierem S-NET — zaczniemy od tego, co już masz i gdzie to dziś stoi.