Przeprowadzka biura: lista kontrolna IT — internet, telefony, sieć

Przeprowadzka biura od strony IT udaje się wtedy, gdy internet w nowym lokalu działa, zanim wjadą tam meble. Dlatego najważniejszy punkt listy wypada przed podpisaniem umowy najmu: sprawdź, czy pod nowym adresem jest światłowód. Od tego zależy, czy łącze ruszy w kilka dni, czy w kilka tygodni. Pozostałe sprawy — telefony, sieć LAN i Wi-Fi, serwery, kopie zapasowe — układają się wokół tej jednej daty.

Poniższa lista jest ułożona w czasie. Możesz ją skopiować i odhaczać.

Gdy wybierasz lokal

Na tym etapie nic jeszcze nie kosztuje, a decyzje mają największe skutki.

• Sprawdź zasięg światłowodu pod każdym rozważanym adresem. Zapytaj operatora o konkretny budynek, a nie o ulicę. Dwa sąsiednie biurowce mogą się różnić.
• Zapytaj o termin uruchomienia. Kilka dni i kilka tygodni to dla harmonogramu przeprowadzki zupełnie inne sytuacje. Od czego zależy czas, opisujemy w artykule ile trwa podłączenie światłowodu do firmy.
• Zapytaj zarządcę o infrastrukturę budynku. Czy jest przyłącze światłowodowe, którzy operatorzy są obecni, jak wygląda doprowadzenie kabla do lokalu i kto na to wyraża zgodę.
• Zapytaj o łącze zapasowe. Jeśli firma nie może stanąć, sprawdź, czy w budynku da się mieć drugą, niezależną drogę.
• Obejrzyj lokal pod kątem sieci. Czy są gniazda sieciowe przy stanowiskach, gdzie stanie szafka z urządzeniami, czy jest tam zasilanie i wentylacja.
• Sprawdź obecne umowy. Okres obowiązywania i okres wypowiedzenia umów na internet i telefony w starym biurze. Zapytaj dotychczasowego operatora, czy może przenieść usługę pod nowy adres.

Jeśli nowy adres jest poza zasięgiem światłowodu, lepiej dowiedzieć się o tym teraz. Jest wtedy czas, żeby zamówić budowę przyłącza, zaplanować łącze tymczasowe albo wybrać inny lokal.

Po podpisaniu umowy najmu

Od tej chwili liczy się czas. Zamówienia składaj od razu, nawet jeśli do przeprowadzki jest daleko.

• Zamów łącze internetowe z datą uruchomienia przed przeprowadzką. Łącze powinno działać w nowym lokalu, zanim pojawią się tam ludzie.
• Dopasuj długość umowy do okresu najmu. Umowy na łącze zawiera się zwykle na czas określony; sprawdź, czy okres pasuje do Twoich planów wobec lokalu.
• Zaplanuj wypowiedzenie starej umowy na łącze. Złóż je z takim wyprzedzeniem, by stara umowa nie wygasła przed uruchomieniem nowego łącza. Okres, w którym działają oba łącza, oznacza podwójne opłaty — uwzględnij go w budżecie.
• Ustal, co z numerami telefonów. Zrób listę wszystkich numerów: główny, bezpośrednie, faks. Zdecyduj, czy zostają u obecnego operatora, czy są przenoszone. Numery geograficzne przenosi się w obrębie strefy numeracyjnej, więc przy zmianie miasta zapytaj o to operatora.
• Zdecyduj o centrali. Fizyczną centralę trzeba zdemontować, przewieźć i uruchomić ponownie. Centrala wirtualna nie zależy od adresu biura — telefony wystarczy podłączyć do sieci w nowym miejscu. W obu przypadkach zgłoś operatorowi nowy adres, bo to według adresu przypisanego do numerów kierowane są połączenia alarmowe.
• Zaprojektuj sieć LAN. Ile gniazd na stanowisko, gdzie drukarki, gdzie sala konferencyjna, gdzie telefony. Jeśli lokal jest wykańczany, okablowanie zrób przed malowaniem i montażem podłóg.
• Zaprojektuj Wi-Fi. Liczba i rozmieszczenie punktów dostępowych wynika z układu ścian i liczby osób, a nie tylko z metrażu. Dobrze poprzedzić to pomiarami w lokalu.
• Zdecyduj o serwerach. Przeprowadzka to dobry moment, by zadać pytanie, czy serwery muszą stać w biurze. Alternatywą jest kolokacja w data center albo przeniesienie systemów do chmury — wtedy następna zmiana adresu ich nie dotyczy.
• Wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za IT w przeprowadzce. Ktoś musi mieć całą listę w jednym miejscu.

Przed przeprowadzką

Ostatnie tygodnie to przygotowanie i sprawdzanie. Nic z tej części nie powinno zostać na dzień przenosin.

• Uruchom nowe łącze równolegle ze starym. Przez pewien czas działają oba. Stare biuro pracuje normalnie, a w nowym można już testować.
• Przetestuj łącze w nowym lokalu. Prędkość w obie strony, stały adres IP, zdalny dostęp, VPN.
• Zaktualizuj wszystko, co zależy od adresu IP. Reguły na firewallach, dostęp do systemów zewnętrznych ograniczony do adresu biura, tunele VPN do innych lokalizacji firmy, wpisy DNS.
• Zrób pełne kopie zapasowe przed transportem sprzętu. Serwery, dyski sieciowe, konfiguracje urządzeń. Kopia powinna znajdować się poza sprzętem, który jedzie ciężarówką.
• Sprawdź, czy kopię da się odtworzyć. Odtwórz próbnie kilka plików lub jedną maszynę. Kopia, której nikt nie sprawdził, jest tylko założeniem.
• Zapisz konfigurację urządzeń sieciowych. Router, przełączniki, punkty dostępowe, centrala.
• Opisz sprzęt i kable. Każdy komputer, monitor i telefon z nazwiskiem lub numerem stanowiska. Każdy kabel w szafie z opisem, dokąd prowadzi.
• Zmontuj sieć w nowym lokalu wcześniej. Szafka, przełączniki, punkty dostępowe. W dniu przeprowadzki ludzie powinni tylko podłączyć komputery.
• Uzgodnij dzień przeniesienia numerów, jeśli zmieniasz operatora telefonii. Do tego dnia numery działają po staremu. Umowy na telefony nie wypowiadaj samodzielnie przed przeniesieniem numerów.
• Potwierdź z operatorem adres przypisany do numerów i kierowanie połączeń alarmowych po zmianie adresu. Na numer 112 nie dzwoń testowo.
• Zaplanuj okno serwisowe dla serwerów. Kiedy są wyłączane, kto je przewozi, kiedy mają wrócić do pracy. Uprzedź pracowników i klientów.
• Przygotuj plan awaryjny. Co robimy, jeśli łącze w nowym lokalu nie ruszy na czas: łącze tymczasowe, praca zdalna, opóźnienie o jeden dzień.

W dniu przeprowadzki

To dzień startu w nowym lokalu, a kolejność ma znaczenie. Najpierw sieć, potem serwery, na końcu stanowiska.

1. Wyłącz systemy w ustalonej kolejności. Najpierw aplikacje i bazy danych, potem serwery, na końcu urządzenia sieciowe.
2. Zabezpiecz sprzęt na czas transportu. Serwery i macierze w oryginalnych lub usztywnionych opakowaniach. Nośniki z kopiami zapasowymi jadą osobno.
3. W nowym lokalu uruchom sieć. Router, przełączniki, Wi-Fi. Sprawdź internet, zanim podłączysz cokolwiek innego.
4. Uruchom serwery i sprawdź usługi. Logowanie, udziały plików, systemy księgowe i sprzedażowe, drukowanie.
5. Podłącz telefony. Sprawdź połączenie przychodzące na numer główny i wychodzące z kilku aparatów.
6. Podłącz stanowiska. Według opisów przygotowanych wcześniej.
7. Zrób obchód z listą. Każde stanowisko: sieć, telefon, drukarka, dostęp do systemów.

Stara umowa na łącze nie powinna kończyć się w dniu przeprowadzki. Zaplanowane wcześniej wypowiedzenie powinno zostawiać zapas, na wypadek gdyby coś trzeba było dokończyć w starym biurze.

Tydzień po przeprowadzce

• Zbierz zgłoszenia od pracowników. Słaby zasięg Wi-Fi w konkretnym pokoju, brak gniazda, niedziałająca drukarka. Lepiej zebrać je naraz niż poprawiać pojedynczo.
• Sprawdź, czy kopie zapasowe wykonują się w nowym miejscu. Po zmianie adresów i sieci zadania kopii często przestają działać bez żadnego komunikatu.
• Przetestuj łącze zapasowe, jeśli je masz. Odłącz łącze podstawowe i zobacz, czy praca trwa.
• Zaktualizuj dokumentację. Schemat sieci, adresacja, opis szafy, hasła i dostępy w bezpiecznym miejscu.
• Uporządkuj stare biuro. Zwróć urządzenia operatora i zabierz swój sprzęt ze starej szafy.
• Popraw adres w rejestrach i na stronie, a przy nagraniach powitalnych centrali — także informację o dojeździe.

Jak to wygląda w S-NET

Przy przeprowadzce przydaje się ta sama zasada co przy zmianie operatora: nowe łącze uruchamiamy równolegle z dotychczasowym, a przełączenie następuje w uzgodnionym terminie. Mechanizm opisujemy w poradniku zmiana dostawcy internetu w firmie.

Konkrety, które przydają się przy planowaniu:

• Terminy. Internet światłowodowy dla firm uruchamiamy od 3 dni roboczych, gdy budynek jest w zasięgu naszej sieci, i od około 21 dni, gdy światłowód trzeba doprowadzić. Przyłącze budujemy sami, gdy jest to uzasadnione; do tego czasu możemy uruchomić łącze radiowe lub LTE/5G, jeśli lokalizacja pozwala.
• Zasięg. Usługi świadczymy w całej Polsce. Własną sieć światłowodową mamy w Krakowie i na Śląsku; w budynkach „S-NET Ready” infrastruktura jest już gotowa.
• Umowy. Na 12, 24 lub 36 miesięcy, potem na czas nieoznaczony z trzymiesięcznym wypowiedzeniem.
• Telefony. W ramach telefonii dla firm przenosimy numery — formalności są po naszej stronie, a numery działają u dotychczasowego operatora do chwili przeniesienia. Wirtualna Centrala S-NET działa w naszej infrastrukturze, więc przy zmianie adresu biura konfiguracja zostaje. Trzeba tylko zaktualizować adres przypisany do numerów, między innymi dla połączeń alarmowych.
• Sieć w lokalu. Modernizujemy sieci LAN (audyt okablowania, wymiana urządzeń, VLAN, QoS) i Wi-Fi (pomiary, projekt rozmieszczenia punktów dostępowych, sieci dla gości). Router przy łączu symetrycznym jest po Twojej stronie; możemy go dobrać i skonfigurować.
• Serwery. Jeśli nie chcesz przewozić ich do nowego biura, możemy przenieść je do naszego Data Center w Krakowie albo zmigrować systemy do chmury. Transport obejmuje zabezpieczenie sprzętu, montaż, podłączenie i testy, w oknie serwisowym.
• Opieka nad całością. W ramach wsparcia IT zaczynamy od audytu i możemy przejąć bieżącą administrację: użytkowników, serwery, sieć i kopie zapasowe z testami odtwarzania.

Zestaw usług dla typowego biura — łącze symetryczne, łącze zapasowe, bezpieczeństwo sieci, kopie poza siedzibą — opisujemy na stronie rozwiązań dla biur. Awarie przyjmuje całą dobę nasze Centrum Zarządzania Siecią (NOC).

Najczęstsze pytania (FAQ)

Kiedy zamówić internet do nowego biura?

Od razu po podpisaniu umowy najmu, a zasięg sprawdzić jeszcze przed podpisaniem. W budynku w zasięgu sieci uruchomienie trwa od 3 dni roboczych, ale budowa przyłącza to już od około 21 dni.

Czy przy przeprowadzce zachowam numery telefonów?

Zwykle tak. Numery można przenieść do nowego operatora albo zostawić w usłudze, która nie zależy od adresu. Przy zmianie miasta zapytaj operatora o numer geograficzny, a po przeprowadzce zaktualizuj adres przypisany do numerów.

Co zrobić, jeśli w nowym budynku nie ma światłowodu?

Zapytaj operatora o budowę przyłącza i o termin. Na czas budowy bywa możliwe łącze radiowe lub LTE/5G, jeśli lokalizacja na to pozwala.

Czy serwery trzeba przewozić do nowego biura?

Nie muszą tam trafić. Można je umieścić w data center w ramach kolokacji albo przenieść systemy do chmury. Wtedy biuro potrzebuje tylko dobrego łącza.

Jak uniknąć przerwy w pracy w dniu przeprowadzki?

Uruchom i przetestuj łącze oraz sieć w nowym lokalu wcześniej, a stare łącze utrzymaj do końca. Wtedy w dniu przenosin ludzie zwykle tylko podłączają komputery.

Zanim podpiszesz umowę najmu

Jedno pytanie zadane przed podpisaniem umowy oszczędza najwięcej kłopotów: czy pod tym adresem jest światłowód i na kiedy może działać. Jeśli chcesz to sprawdzić dla konkretnego budynku, napisz lub zadzwoń do inżyniera S-NET.