Outsourcing w firmach

Grant Thornton International przedstawiło raport o rynku outsourcingu rachunkowości, płac i kadr w Polsce i na świecie. I chociaż rynek outsourcingu w Polsce z roku na rok jest coraz bardziej rozwinięty to dalej względem innych Państw jest niewielki.

Zacznijmy od zlecania obsługi rachunkowości zewnętrznym firmom. Po przebadaniu 2571 średnich i dużych przedsiębiorstw z 35 gospodarek świata odnotowano, że w Polsce tylko 8% korzysta z takiej możliwości. Jest to jeden z najniższych wyników, wyprzedamy jedynie Malezję (6%). Dla porównania, warto wskazać lidera – Brazylię – 64%. Z czego wynika ten wysoki odsetek firm korzystających z outsourcingu? Brazylia posiada bardzo skomplikowane kwestie podatkowe, a ponadto kary za błędy są tam tak wysokie, że przedsiębiorstwa decydują się na przekazanie obsługi rachunkowości na określone zewnętrzne podmioty. Oczywiście wiąże się to również z przeniesieniem na nie odpowiedzialności za ewentualne błędy. Opierając się jedynie na państwach UE, Polska dalej uchodzi „za kraj o niskim rozwoju rynku outsourcingu”. Po przebadaniu 35 państw można wywnioskować, że rynek outside-resource-using w wielu państwach jest bardzo silny i to nie tylko w egzotycznych, ale również w tych bardziej dojrzałych.

A jak plasuje się Polska w segmencie outsourcingu kadr i płac? Bardzo podobnie jak w poprzednim, odsetek średnich i dużych firm korzystających z przenoszenia usług HR wyniósł jedynie 6%. Taki sam wynik uzyskała Tajlandia, a za nami znalazła się, tak jak wcześniej,   Malezja. Jeśli chodzi o lidera to nic się nie zmienia, dalej jest nim Brazylia, gdzie aż 55% firm zleca usługi HR na zewnątrz. Spośród krajów UE na prowadzeniu są Włochy i dla nich odsetek wynosi 52%.

Dlaczego tak niewiele przedsiębiorstw w Polsce decyduje się na korzystanie z zewnętrznych źródeł? Jak uważa Edward Nieboj, Partner Zarządzający w Grant Thornton: „Po pierwsze, przedsiębiorcy często obawiają się, że delegując zadania na zewnątrz, stracą kontrolę nad częścią firmy, np. nad pracownikami czy bazami danych, albo że nastąpi wyciek wrażliwych danych. Po drugie, przedsiębiorcy często uważają, że zewnętrzna firma nie wykona pewnych zadań tak dobrze, jak wewnętrzne służby. I wreszcie po trzecie, przedsiębiorcy żyją w przekonaniu, że jak coś zrobią sami, to zrobią to taniej”. Jednak wszystkie te obawy uważa za nieuzasadnione. Gdyż „Dobrze przemyślany outsourcing ułatwia zarządzanie firmą, obniża jej koszty i podnosi efektywność.”  Warto przy okazji dodać, że przedsiębiorstwa w Polsce coraz częściej decydują się na wykorzystanie zewnętrznych firm. I chociaż wyniki na tle innych krajów są relatywnie niskie – (dla przypomnienia) w Polsce odsetki odnoszące się do outsourcingu rachunkowości oraz HR odpowiednio wyniosły 8 i 6%, natomiast globalne średnie wyniosły 20 oraz 25% – to stale rosną.

Firmy, które decydują się na outsourcing zazwyczaj już z niego nie rezygnują. Te, które jednak postanawiają z powrotem wrócić z usługami do wnętrza firmy, za przyczynę wskazują niską jakość usług oraz za wysokie koszty. Według badania tylko 16% ankietowanych średnich i dużych firm było niezadowolonych z efektów zleconych prac i zrezygnowało z outsourcingu. Znaczna większość jest zadowolona z wyników pracy firm zewnętrznych i nie zamierza z nich rezygnować.

Zapewne wiele osób zastanawia się, jak wybrać tego właściwego wykonawcę procesów outsourcingowych? Nie jest to łatwe zadanie. Osoby, które nigdy wcześniej nie korzystały z takich usług, zazwyczaj kierują się po prostu ceną. Jednak to nie cena jest najważniejszym kryterium wyboru. Przedsiębiorstwa korzystające z firm zewnętrznych za podstawowe kryteria wskazują wiarygodność usług. Cena pojawia się na drugim miejscu, a za nią zaufanie do dostawcy oraz zrozumienie specyfiki danego biznesu. Zrozumiałe jest, że to jakość jest najważniejsza. Każde przedsiębiorstwo oczekuje rzetelnego wykonania usługi, a w takim przypadku cena schodzi na dalszy plan. Andrew McBean, Grant Thornton Thailand uważa, że  „Relacje, jakie łączą firmę i dostawcę, to klucz do zbudowania sprawnej, dobrze naoliwionej maszyny outsourcingowej. W tych relacjach szczególnie istotne jest jedno uczucie – wzajemne zaufanie. Firma musi wiedzieć, że dostawca jest tu dla niej i że można na niego zawsze liczyć. Dostawca musi natomiast mieć świadomość, że taka jest właśnie jego rola”.

Co decyduje o powodzeniu outsourcingu księgowości oraz HR? Bardzo ważna – a nawet kluczowa – jest wymiana informacji między zleceniodawcą a dostawcą. Muszą być jasno postawione wymagania oraz sposoby ich realizacji. Poza samym faktem wymiany, istotna jest jej jakość oraz doświadczenie dostawcy. Firmy niepotrzebnie obawiają się, że korzystając z zewnętrznych firm stracą kontrolę nad zleconymi procesami. Nie jest to prawdą. „Mogą zobligować wybranego dostawcę do systematycznego raportowania o sytuacji” – mówi Magdalena Marcinowska, Payroll Partner w Grant Thornton.

Warto wymienić to, co najważniejsze, czyli korzyści wynikające z outsourcingu rachunkowości oraz kadr i płac. Do bezpośrednich korzyści należą: niższe koszty osobowe, IT, najmu oraz szkoleń.

Poza korzyściami odnoszącymi się do kosztów, między innymi wyróżniamy takie jak np. fakt, iż to dostawca usług (a nie zleceniodawca) ponosi odpowiedzialność za błędy. Ponadto występuje ciągłość pracy, nie trzeba się martwić nagłym odejściem pracownika. Usługi są bardzo wysokiej jakości, dzięki ekspertom wyspecjalizowanym w określonym obszarze. I co istotne, procesy są ujednolicone oraz uporządkowane.

Jeżeli jednak to obsługa informatyczna danego biznesu jest zbyt kosztowna i pragnie się zaoszczędzić to outsourcing IT jest najlepszym rozwiązaniem. Posiada on wiele zalet i korzyści. Przede wszystkim można korzystać z najnowszych rozwiązań technicznych, skraca się czas reakcji działań na potrzeby osób zainteresowanych, następuje eliminacja ryzyka organizacyjnego bądź finansowego. Dodatkowo występuje wzmożona kontrola, wdrażanie najlepszych kompetencji w struktury firmy oraz długotrwałe partnerstwo z dostawcami.

Na koniec, należy wskazać najważniejsze wnioski. W Polsce coraz więcej firm korzysta z outsourcingu, jednak na tle innych państw zajmujemy daleką pozycję. W dalszym ciągu przedsiębiorstwa podchodzą do tego z dużą ostrożnością. Jednak, gdy raz się zdecydują, to zazwyczaj  nie wracają z obsługą określonych usług wewnątrz firmy. Wielu przedsiębiorców postrzega outsourcing jedynie za narzędzie, które ma służyć obniżeniu kosztów, a warto zwrócić uwagę na inne korzyści. A do takich przykładowo zaliczamy: wzrost jakości usług, transfer ryzyka oraz uproszczenie działalności firmy. Firma S-NET również oferuje outsourcing. W swojej ofercie posiada administrację zasobami sieciowymi, zarówno na istniejącej już sieci szkieletowej, jak i nowej – zaprojektowanej i wdrożonej przez S-NET. Ponadto, w ofercie można znaleźć wdrożenia usług telefonicznych dla biura. Zapewnione jest wsparcie posprzedażowe obejmujące doradztwo oraz serwis techniczny 24/7. Możliwa jest migracja obecnych zasobów telefonicznych firmy do usług telefonii w chmurze S-NET. Spółka wykorzystuje najnowsze rozwiązania technologiczne dostosowane do indywidualnych potrzeb Klienta. W celu dokładniejszego zapoznania się z ofertą zachęcamy do odwiedzenia strony Internetowej lub kontaktu ze swoim opiekunem handlowym.

Źródło:

http://grantthornton.pl/sites/default/files/pobierz/ibroutsorcing2015_grantthornton.pdf



Komentarze